Refarat Organizacji i Kadr

Do Referatu Organizacji i Kadr należy zapewnienie prawidłowej organizacji i sprawnego funkcjonowania Urzędu, prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych Gminy oraz obsługa administracyjno - gospodarcza Urzędu, a w szczególności:
1) przygotowywanie projektów struktury i dokumentacji organizacyjnej oraz jej uaktualniania,
2) przygotowanie projektów regulaminów wewnętrznych (regulamin pracy, regulamin zakładowego funduszu świadczeń socjalnych) oraz innych dokumentów,
3) prowadzenie rejestru zarządzeń Burmistrza,
4) prowadzenie rejestru upoważnień i pełnomocnictw udzielonych przez organy Gminy,
5) kontrola przestrzegania regulaminów w Urzędzie,
6) sporządzanie sprawozdań z pracy Burmistrza na posiedzenie Rady,
7) prowadzenie spraw osobowych pracowników Urzędu i kierowników jednostek organizacyjnych gminy, w tym:

a) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników,
b) prowadzenie spraw związanych ze szkoleniem i dokształcaniem pracowników,
c) prowadzenie spraw urlopowych i sporządzanie projektów planów urlopów wypoczynkowych oraz nadzór nad ich wykorzystaniem,
d) prowadzenie ewidencji czasu pracy pracowników,
e) współpraca ze służbą medycyny pracy w zakresie ochrony zdrowia pracowników Urzędu (kierowanie i prowadzenie dokumentacji związanej z badaniami profilaktycznymi),
f) udział w dochodzeniach powypadkowych,

8) nadzór nad wydatkowaniem funduszu osobowego pracowników Urzędu,
9) prowadzenie spraw z zakresu działalności socjalnej Urzędu jako pracodawcy,
10) współdziałanie z odpowiednimi organami inspekcji pracy, opieki zdrowotnej, i zapewnieniu właściwych warunków pracy,
11) prowadzenie spraw związanych z administrowaniem sieci komputerowej w Urzędzie, w tym:

a) ochrona sieci i systemów informatycznych eksploatowanych w Urzędzie,
b) zapewnienie prawidłowości funkcjonowania i wykorzystania sprzętu komputerowego,
c) instalacja i uaktualnianie używanego oprogramowania,
d) planowanie i zakup sprzętu komputerowego oraz materiałów do jego eksploatacji,
e) planowanie rozwoju komputeryzacji w Urzędzie,

12) prowadzenie spraw związanych z ochroną tajemnicy państwowej i służbowej, w tym:

a) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
b) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
c) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
d) aktualizacja planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
e) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych,

13) obsługa Biuletynu Informacji Publicznej,
14) obsługa sekretariatu, w tym:

a) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,
b) prowadzenie ewidencji korespondencji,
c) prenumerata prasy,
d) nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,

15) prowadzenie biblioteki Urzędu, ekspedycji i łączności,
16) kontrola rozliczeń wydruków na telefony służbowe,
17) organizowanie załatwiania skarg, wniosków i petycji mieszkańców, w tym:

a) prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg, wniosków i petycji wpływających do Urzędu, przekazywanie ich odpowiednim referatom/ samodzielnym stanowiskom pracy do załatwienia według właściwości,
b) przyjmowanie interesantów zgłaszających skargi, wnioski i petycje oraz organizowanie ich kontaktów z Burmistrzem, Zastępcą Burmistrza lub Sekretarzem, bądź kierowanie ich do właściwych referatów/ samodzielnych stanowisk pracy,
c) kontrolowanie terminowego załatwiania skarg, wniosków i petycji,

18) obsługa organizacyjna pracy Burmistrza i Zastępcy Burmistrza, w tym:

a) prowadzenia terminarza spotkań, narad, konferencji, wyjazdów służbowych, itp.,
b) przygotowywanie pomieszczeń i obsługa narad, spotkań i zebrań organizowanych przez Burmistrza i Zastępcę Burmistrza,
c) przygotowywanie materiałów, informacji i innych danych na polecenie Burmistrza.

19) nadzór nad utrzymywaniem porządku i czystości w pomieszczeniach zajmowanych przez Urząd,
20) nadzór nad prowadzonymi adaptacjami, remontami i naprawami w budynku Urzędu,
21) analiza kosztów funkcjonowania Urzędu oraz dbanie o terminowe uiszczanie opłat z tym związanych,
22) zaopatrywanie Urzędu w niezbędny sprzęt i wyposażenie w tym materiały biurowe i kancelaryjne,
23) prowadzenie archiwum zakładowego,
24) prowadzenie całokształtu spraw związanych z zatrudnieniem osób bezrobotnych w ramach prac interwencyjnych, w tym:

a) współpraca z Powiatowym Urzędem Pracy w zakresie składania wniosków na prowadzenie prac interwencyjnych na terenie Gminy, podpisywanie stosownych umów i zabezpieczenia środków finansowych na zatrudnienie osób bezrobotnych,
b) prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych zatrudnionych pracowników,
c) zabezpieczenie niezbędnych narzędzi i materiałów do realizacji prac interwencyjnych oraz ich rozliczanie,

25) prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpożarową Urzędu, przeglądami budowlanymi, technicznymi.